Ergebnissicherung, Ergebnisverbreitung, Veranstaltungsevaluation

Lassen Sie uns einmal das Pferd von hinten aufzäumen: Am Ende Ihrer Veranstaltung sollte niemand sich fragen, was das Ganze eigentlich gebracht hat. Deshalb sind folgende Schritte wichtig:

1. Überlegen Sie in der Zielsetzung, welche Ergebnisse durch die Zusammenkunft generiert werden sollen und kommunizieren Sie dies auch an Ihre Teilnehmenden.

Umsetzungstipp

Impulse und Leitfragen hierzu gibt der Beitrag zur Zieldefinition.

Vorteil

• So schaffen Sie klare Verhältnisse für sich und Ihre Teilnehmenden,
• sichern den Nutzen der Veranstaltung,
• beugen enttäuschten Erwartungen vor und
• legen handfeste Maßstäbe für Ihre Veranstaltungsevaluation fest.

2. Bestimmen Sie bei der Festlegung von Veranstaltungsformat und Methoden, wie und durch wen diese Ergebnisse während der Zusammenarbeit gesammelt und gesichert werden.

Umsetzungstipp

Für diese Aufgabe empfehlen wir eine erfahrene Moderation. Sie kann Sie zu den Möglichkeiten der zielgerichteten Ergebnisgenerierung- und sicherung beraten. Ein Beispiel ist z.B. dass Diskussionsbeiträge durch Ihre Moderation auf einem Flipchart oder auf Moderationskarten an einer Pinnwand für alle sichtbar mitgeschrieben werden. Am Ende fotografiert die Moderation die Ergebnisse und ergänzt diese durch ein schriftliches Protokoll. Selbstverständlich können Sie diesen Auftrag auch an ein Teammitglied vergeben.

Vorteil

• So geht nichts verloren und Sie können damit auch zu einem späteren Zeitpunkt weiterarbeiten.
• Auch den Teilnehmenden tut es gut zu sehen, dass Ihre Beiträge ankommen und ernst genommen werden. Dies ist eine wichtige Form von Wertschätzung.

3. Legen Sie vorab fest, in welcher Form, wann und wie Sie die Resultate Ihren Teilnehmenden zugänglich machen und kommunizieren Sie dies auf der Veranstaltung

Umsetzungstipp

Je nach Zielgruppe und deren Zielen sind ganz unterschiedliche Aufbereitungsformen attraktiv. Hier ein paar Beispiele:

Dabei sollten Sie sich auch über die Zustellungsform Gedanken machen (per Mail, per Post, als Download…) und dafür Ressourcen einplanen (z.B. Kosten für Layout, Druck, Porto…).

Vorteil

• Die Bereitstellung der Veranstaltungsergebnissen ist ein Mehrwert für Ihre Teilnehmenden. Sie werden an den Reaktionen Ihrer Gäste sehen, wie sehr die Zufriedenheit steigt, wenn Sie kundtun, dass Sie diesen wichtigen Service mitbedacht haben.
• Für Ihr Projekt ist eine feste Deadline für die Nachbereitung gesetzt. So beugen Sie vor, dass Sie diesen wichtigen Reflexionsschritt im Tagesgeschäft verschleppen.
• Wenn die Nachbereitung detailliert im Projektplan enthalten ist, wird zudem verhindert, dass nach Veranstaltungsende plötzlich kein Personal oder Ressourcen mehr zur Verfügung stehen. Dies ist unserer Erfahrung nach ein häufiges Problem bei zeitlich limitierten Drittmittelprojekten aus Wissenschaft und Umwelt.

4. Planen Sie im Vorfeld, wie Sie Ihr Event evaluieren wollen.

Umsetzungstipp

Wir empfehlen, eine interne und externe Evaluation zu kombinieren.

Bei der internen Evaluation gleichen Sie im Team ab, ob Ihre Ziele erreicht wurden und wie die Organisation verlaufen ist. Auch Gefühlslagen (Wo lag das Stressniveau? Herrschte gute/ schlechte Stimmung bei den Teilnehmendenn? Hat die Aktion Spaß gemacht? …) haben hier ihren Platz. Interessen Im Fluss bietet hierfür im Nachgang an jede Veranstaltung standardmäßig ein kurzes „De-Briefing“ mit dem Team an.

Bei der externen Evaluation kommen die Teilnehmenden zu Wort. Hier ein paar mögliche Methoden. Jede Methode muss bei der Materialplanung berücksichtigt werden.

• anonyme, schriftliche Fragebögen: Sie überlegen sich im Vorfeld, welche Punkte Sie durch die Teilnehmenden bewerten möchten und stellen dazu Leitfragen auf einem Fragebogen. Diese können durch Ankreuzen oder offene Antwortfelder beantwortet werden. Für einen hohen Rücklauf empfehlen wir das aushändigen und Einsammeln der Feedbackbögen im letzten Veranstaltungsdrittel und eine Beantwortungsdauer von ein bis maximal fünf Minuten.
• verbale Feedbackrunden: Jeder sagt in offener Runde, was er/ sie denkt. Ggf stellt eine Moderation dazu Leitfragen.
• Kartenabfrage: Alle Teilnehmenden bekommen eine bestimmte Anzahl rote und grüne Moderationskarten inkl. Moderationsstift ausgehändigt. Auf rote Karten wird negatives Feedback vermerkt, auf grüne Karten positives. Die Karten werden durch Teilnehmenden oder Moderation vorgelesen und an einer Pinnwand geclustert.
• Punktabfrage: Jeder Teilnehmenden bekommt einen Klebepunkt. Es gibt ein Plakat mit den Spalten „sehr gut“, „mittel“ und „schlecht“. Vor Verlassen der Veranstaltung klebt jeder Teilnehmenden seinen Punkt in die entsprechende Bewertungsspalte.

Manche Pilotprojekte engagieren zudem eine externe Beobachtung, um eine weitere Evaluationsmeinung einzuholen

Vorteil

• Anhand einer strukturierten Erfolgsmessung, können Sie sich selbst vor Augen führen, ob Sie Ihre Ziele erreicht haben und bekommen Anhaltspunkte zur Verbesserung künftiger Events.
• Zudem können Sie im Nachhinein suboptimal verlaufene Veranstaltungen noch retten: Wenn Sie diese reflektieren und Ihren Teilnehmenden im Nachgang weitere Hinweise oder Angebote zukommen lassen oder fehlende Informationen von ihnen abfragen.
• Auch für Projektberichte und die Kommunikation mit dem Geldgeber sind Evaluationsergebnisse Gold wert.