Das Ziel bestimmt den Weg!

Der letzte Blogbeitrag „Stakeholder Beteiligung: Den Nutzen für alle verbessern!“ gibt eine Übersicht, was gute partizipative Veranstaltungen brauchen. Hier bekommen Sie nun konkrete Leitfragen, Methoden und weitere Tipps für eine erfolgreiche Zieldefinition.

Mut zum Neujustieren

Wir erleben immer wieder, dass Kunden  –  ungeachtet Ihrer Ziele – bei der Veranstaltungsorganisation einfach auf die ihnen bekannten Formate zurückgreifen. Oder dass sie an einem Format festhalten, was teilweise Jahre zuvor in der Projektplanungsphase als sinnvoll erachtet wurde. Oft ändern sich im Laufe des Projektverlaufs aber die Ziele der Beteiligung. Wir können nur immer wieder dazu raten, wie im letzten Blogbeitrag beschrieben, Ihre Ziele UND den Nutzen für die Teilnehmer vor der konkreten Eventorganisation noch einmal zu überprüfen und das Format entsprechend anzupassen.

Ist ein Umlenken praktisch möglich?

Manchmal lassen Antragstext und Projektmittel moderate Anpassungen sogar ohne größere Absprache mit dem Geldgeber zu. In anderen Fällen ist eine begründete Umwidmung ein durchaus gangbarer Weg. Auch Förderern ist in der Regel klar, dass leichte Kurswechsel im praktischen Projektverlauf normal und qualitätssichernd sind.

Beispiel aus der Praxis

Es war einmal…

Ein von uns betreutes Forschungsprojekt wollte ursprünglich gemeinsam mit Praktikern einen gemeinsamen Versuchsaufbau für Freilandexperimente entwickeln. Dafür waren Gelder für einen Beteiligungssworkshop eingeplant und bewilligt worden.

Aber dann…

In der Projektstartphase kristallisierte sich heraus, dass den Forschenden ohne Einbezug der Praktiker bereits sehr klar war, wie ein sinnvoller Versuchsaufbau auszusehen hat. Schon vor Start des Workshops hatten sie kein ehrliches Interesse an den Ideen aus der Praxis.

Mit Mut zum Ziel…

Das Projekt hatte die Courage, sich diesen unvorhergesehenen mentalen Wandel einzugestehen. Statt zu einem offenen Planungsworkshop einzuladen, luden die Forschenden zu einer Vortragsveranstaltung. Hier wurde das Versuchsvorhaben erläutert, Fragen diskutiert und am Ende die Zustimmung zum Vorgehen eingeholt. Das geänderte Vorgehen wurde vorab mit dem Geldgeber abgestimmt und im Zwischenbericht ausführlich begründet.

Das Ende…

Den Teilnehmenden wurde bei der Einladung und zu Veranstaltungsbeginn reiner Wein eingeschenkt. Es wurde ihnen verdeutlicht, wo ihre Expertise gebraucht wird und wo kein Verhandlungsspielraum besteht. Auch wenn dieses Setting viel weniger partizipativ war, waren die Praktiker am Ende der Veranstaltung und auch noch ein Jahr danach mit dem Ergebnis zufrieden. Wir sind uns sicher: Hätten die Forschenden an dem ursprünglichen Format eines offenen Planungsworkshops festgehalten, wäre die Veranstaltung ein reiner „Pseudo-Beteiligungsprozess“ geworden und das Ergebnis wäre weniger zufriedenstellend ausgefallen.

Welche Beteiligungsformate gibt es?

Je nach Ziel kann es sinnvoll sein auf Methoden zurückzugreifen, die die Stakeholder lediglich informieren, sie zu Wort kommen lassen oder sogar eine Lösungsbearbeitung gemeinsam mit den Stakeholdern ermöglichen. Alle Formate können durch begleitende Informationsmaterialien flankiert werden.

Konkrete Beispiele für verschiedene Beteiligungsformate

Wenn Sie Stakeholder über Ihre Arbeit/ Ergebnisse informieren möchten

Mischen is possible!

Oft führt ein Mix von Methoden und Formaten dazu, dass die  Bedürfnisse auf Ausrichter- und Teilnehmerseite (siehe Blog zum Thema Ziele) erfüllt werden. Damit Ihre Veranstaltung ein voller Erfolg wird,  können wir nur immer wieder dazu motivieren, auch mal bekannte Wege um ungewöhnliche Elemente zu ergänzen (siehe „Anreize für Teilnehmer“ im Blog zum Thema Ziele) .