Zu diesem Post
Dieser Beitrag baut auf dem Post „Stakeholder Beteiligung: Den Nutzen für alle verbessern!“ auf und ist Teil der gleichnamigen Blogreihe. Unsere Planungsformel für erfolgreiche Stakeholder Workshops lautet „TEPPS“ und steht für:
T arget definition (Zielsetzung)
E vent format (Veranstaltungsformat)
P re- and P ostprocessing (Vor- und Nachbereitung)*
S upport (Unterstützung).*
* Thema in diesem Beitrag
Logistik: Alles im Griff?
In den letzten Blogbeiträgen haben Sie Anregungen für Ihre erfolgreiche Veranstaltungskonzeption erhalten. Sobald das Konzept steht, können Sie mit der logistischen Planung starten. Anhand der folgenden Checkliste können Sie überprüfen, ob Sie an alles gedacht haben:
- Veranstaltungsräume (Reservierung je nach Größe der Veranstaltung und Beliebtheit des Ortes teilweise schon mit 6-12 Monaten Vorlauf!)
- Catering (Eine gute Verpflegung hebt die Stimmung!)
- Technik (Tonanlage, Beamer, Laptops, Laserpointer, Bestuhlung…)
- Technischer Support sowie Auf- und Abbauhilfe vor Ort
- Weiterer Support (Moderation, PR-Berater, Fotograf, Unterhaltungsprogramm…)
- Moderationsbedarf (Pinnwände, Flipchart, Moderationskarten, Stifte…)
- Begrüßungslogistik (Registrierungstisch, Begrüßungspersonal, Namensschilder, Ausdruck der Agenda, Begrüßungsmäppchen, Pressemappe…)
- Fotowirksame Dekoration von Bühne und Rednerpult (Aufsteller, Plakate mit Logo, Blumenschmuck…)
- Dankgeschenke an besondere Helfer, wie z.B. Multiplikatoren
PR: Damit es nicht dazu kommt, dass keiner kommt!
Wir erleben immer wieder, dass Projekte aus Wissenschaft und Umwelt viel Kraft und Geld in ein Stakeholder Event stecken und dann von geringen Teilnehmerzahlen enttäuscht sind.
Der Hase liegt oft an drei Stellen im Pfeffer:
- Die Anreize zur Teilnahme waren für die Stakeholder nicht entsprechend attraktiv.
- Uhrzeit, Ort und Format haben die Stakeholder an der Teilnahme verhindert.
- Einladungen und Werbemaßnahmen haben die Stakeholder nicht erreicht.
Anhand der folgenden Fragen können Sie überprüfen, ob Ihre PR auf vielversprechenden Füßen steht:
Bieten Sie Anreize, die Ihr Event für Stakeholder unwiderstehlich macht?
Ist die von Ihnen gewählte Zeit, der Ort und das Format für Ihre Stakeholder machbar?
Kommunizieren Sie Anreize zur Teilnahme prominent in Ihrer Einladung?
Hat Ihre Einladung ein ansprechendes Layout?
Erreichen Ihre Einladungsbemühungen Ihre Zielgruppe?
Unterstützung: Damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können
Raucht Ihnen schon der Kopf bei all diesen Hinweisen zur Veranstaltungsorganisation? Dann gibt es eine gute und eine schlechte Nachricht. Die schlechte zuerst: Sie sind noch lange nicht am Ende. Denn neben einer guten Organisation lebt Ihre Veranstaltung vor allem von Ihren Inhalten! Diese brauchen den eigentlichen Teil Ihrer Zeit und Muße.
Doch die gute Nachricht ist: Die Erarbeitung Ihrer Inhalte und Ihre Präsenz auf der Veranstaltung sind die einzigen Teile des „Orga-Eisbergs“, die Ihnen keiner abnehmen kann. Für den Rest gibt es Unterstützungsmöglichkeiten. Wir können Sie nur dazu ermuntern, diese in Anspruch zu nehmen!
Darum lautet die letzte Frage unserer Checkliste:
Muss alles, was Sie tun notwendiger Weise von Ihnen erledigt werden oder können Sie Aufgaben abgeben?
Veranstaltungsorganisation mit Interessen Im Fluss
Unser Kerngeschäft ist es, Projekte aus Wissenschaft und Umwelt bei der Ausrichtung von Veranstaltungen zu unterstützen. Zu unseren Leistungen gehören Moderation (inklusive konzeptioneller Beratung, Ergebnissicherung und Evaluation), PR (inklusive Text und Layout) und Hilfestellungen bei der Veranstaltungsorganisation. Unser Sitz ist in Hannover, aber wir agieren europaweit auf Deutsch und Englisch. Sprechen Sie uns an! Mehr Informationen finden Sie auf der Seite mit unseren Leistungen.
