Viele von uns haben in den vergangenen Monaten mehr über virtuelle Veranstaltungen gelernt als wir jemals wissen wollten. Die gute Nachricht ist: Inzwischen wissen wir, wie es besser funktionieren kann! Nachdem meine Kollegin Claudia Schelp und ich bei der diesjährigen North Sea Conference eine virtuelle Diskussion zum Thema moderiert haben, können wir nun die wichtigsten Erkenntnisse für Sie zusammenfassen.
Die wirkliche Herausforderung im virtuellen Raum: Das Team schon vor der Veranstaltung stärken.
Wir alle wissen, dass die Kaffeepause mehr ist als nur ein kurzes Durchatmen: Man tauscht sich aus, netzwerkt und lernt sein Team kennen. Bei virtuellen Treffen wird aber oft gerade auf diese sozialen Aspekte verzichtet. Dabei bedarf es hier nicht weniger, sondern zusätzlicher Arbeit, um Menschen zu einem Team werden zu lassen.
Ein Weg, um die nötige Vertrautheit für transregionale Vernetzung und Synergie herzustellen, ist, die Partner bereits in der Vorbereitungsphase eines Treffens stark einzubeziehen. Für das Topsoil Partnertreffen haben wir beispielsweise kompakte Sitzungen von 1,5 Stunden zu verschiedenen Themenschwerpunkten eingerichtet und die Partner*innen gebeten, eine kurze Präsentation sowie Diskussionsfragen vorzubereiten. So waren sie schon im Thema drin und ihnen stand ein auf Austausch ausgerichteter virtueller Raum zur Verfügung.
Wer virtuell reist, spart Zeit. Nutze Sie diese, um die passenden Werkzeuge für das Treffen auszuwählen!
Die Vielfalt von Programmen und Werkzeugen für Onlineveranstaltungen lässt einen schier schwindelig werden: Es gibt Umfragen, Abstimmungen, Chats, Teilnehmer-Videos, Break-Out Rooms und jede denkbare Mischform. Deswegen wichtig, eine sinnvolle Auswahl zu treffen und dabei Ziel und Publikum der Veranstaltung nicht aus den Augen zu verlieren. So kann die Nutzung zweier Werkzeuge – beispielsweise sli-do für Umfragen und ZOOM für die Video Konferenz – es Ihnen erleichtern, zunächst relevante Fragen zu identifizieren und dann Umfragen in ihre Veranstaltung einzubetten. Das funktioniert aber nur, wenn alle Teilnehmenden problemlos zwischen den Anwendungen wechseln können. Alternativ kann ein Werkzeug wie padlet oder ein integriertes Whiteboard helfen, die Ergebnisse der Diskussion sichtbar zu machen – und wenn Sie einfach nur Ihren Bildschirm teilen, ist das für die Teilnehmenden ganz stressfrei.
sli.do, Chatfunktionen, eingebettete Umfragen, padlets, geteilte Google-Dokumente… Die Möglichkeiten sind endlos! Deswegen ist es wichtig, die folgenden Fragen zu beantworten: Was ist Ziel der Veranstaltung? Wie viele Menschen werden erwartet, und wer nimmt teil? Wir haben Erfahrung damit, Onlineveranstaltungen zu planen und umzusetzen und dabei das richtige Maß von Interaktion zu ermöglichen. Wenn Sie Hilfe bei Ihren Meetings oder Konferenzen brauchen, melden Sie sich und wir helfen Ihnen gerne!
Fortschritt durch Technik – wenn für den Teufel im Detail geplant wurde…
„Klicken Sie hier, um eine Verbindung herzustellen“: online Konferenzen scheinen so einfach zu sein. Die zugrundeliegende Software sowie die Schnittstelle zu Ton und Video Hardware sind jedoch nicht immer einfach zu bedienen. Zoom, go to meeting, Webex, hopin – egal für was Sie sich entscheiden, die Nutzung will gelernt sein. Je größer die Veranstaltung, desto wichtiger ist ein gutes Zusammenspiel zwischen der Moderation und dem Techniksupport. Letzterer sollte zentrale Rechte bekommen (z.B. alle Teilnehmenden stumm schalten, Teilen des Bildschirms untersagen). Und vergessen Sie nicht, die Verantwortlichkeiten aufzuteilen: Eine technische Co-Moderation kann z.B. helfen, Gruppen für Break-out Räume vorzubereiten. Stellen Sie zusätzlich sicher, dass Ihre Co-Gastgeber (Co-Hosts) und Moderatoren während der Sitzung eine Möglichkeit zur direkten Kommunikation haben, um auf unerwartete Situationen reagieren zu können, z.B. mit einem Smartphone-basierten Messenger-Dienst.
ZOOM oder Skype for Business? Es geht auch beides!
Viele Unternehmen erlauben entweder Zoom oder Skype for Business, sodass es eine Herausforderung sein kann, sich für eines der beiden zu entscheiden. Aber da können wir Ihnen weiterhelfen: Zoomkonferenzen können für Skype for Business Nutzer geöffnet werden, wenn a) die Nutzer den „Skype for Business Connector“ installiert haben und b) Sie diese Möglichkeit in ihrem Zoomprofil freigegeben haben.
Und wenn Sie Teilnehmende mit einer Telefonverbindung einladen, gibt es noch einen Geheimtipp: Wählen Sie ein Passwort, das ausschließlich aus Zahlen besteht. Nicht alle Menschen können problemlos Buchstaben auf ihrem Telefon eintippen…
Netiquette: Verhaltensregeln an die Gruppengröße anpassen.
Teilnehmende erwarten bei großen virtuellen Veranstaltungen, dass es Verhaltensregeln gibt und dass der/die Veranstaltende die Interaktion strukturiert. Allerdings muss jede „Netiquette“ zur Größe der Gruppe und dem Ziel des Treffens passen. One size does not fit all! Während in großen Meetings das An- und Ausschalten von Kamera und Mikrofon kontrolliert werden muss, können die Teilnehmenden in kleineren Meetings diese selbst aktivieren. In jedem Fall ist eine Moderation unverzichtbar: Sie achtet während der Diskussion auf gute Verständlichkeit (und schaltet störende Mikros stumm), reagiert auf Fragen und Zeichen der Teilnehmenden und erteilt ihnen das Wort. Zudem sorgt sie für eine entspannte Stimmung durch Smalltalk mit den im virtuellen Raum ankommenden Personen.
Bei der Veranstaltung: Keep calm and carry on!
Egal wie gut Sie vorbereitet sind, es kann immer etwas schief gehen. Aber wenn die Internetverbindung nicht mitmacht, die Kamera ausfällt oder das Mikro sich verabschiedet – bleiben Sie ruhig und nehmen Sie es mit Humor. Auf die schlimmsten Ausfälle können Sie sich ja schon im Vorfeld vorbereiten: Bestimmen Sie einen dezentralen Backup-Host/Moderator, damit das Treffen nicht nur von einer Person und einem Gebäude (und damit einer Internetverbindung) abhängt. Sorgen Sie dafür, dass Unterbrechungen überbrückt und ehrgeizige Ziele für die Veranstaltung vereinfacht werden können.
Und denken Sie immer daran: Virtuelle Veranstaltungen tragen nicht nur zu Zusammenarbeit und Interaktion bei. Sorgfältig geplant und umgesetzt machen sie auch Spaß, weil sie neue Erfahrungen ohne den Stress des Reisens ermöglichen. Also legen Sie los, und wenn Sie Hilfe benötigen, wenden Sie sich gerne an uns.
