Warum ist eine Moderation für Ihre Projekttreffen sinnvoll?

Schon wieder ein Meeting?!? Dieser innere Aufschrei stellt sich bei manchen Teammitgliedern ein, wenn sie in Arbeit versinken, wenn Treffen viel „Blabla“ aber wenig Ergebnis bedeuten oder wenn eine unangenehme Atmosphäre die Zusammenkunft blockiert. Genau hier setzt Moderation an. Mit wenigen Mitteln kann sie Ihren Projekttreffen:

• eine Orientierung geben über Dauer, Zweck und Themen der Zusammenkunft,
• helfen, dass der Arbeitsfluss durch die Bereitstellung benötigter Materialien ungestört läuft,
• dafür sorgen, dass alle sich mit Anmerkungen oder Fragen einbringen können und der Zeitrahmen eingehalten wird,
• das Team entlasten, da dieses sich ganz auf die Inhalte konzentrieren kann,
• eine wertschätzende Kommunikation fördern,
• sicherstellen, dass die Ergebnisse gesichert werden, allen zur Verfügung gestellt werden und dass alle ihren Arbeitsauftrag verstanden haben.

Diese Mindeststandards sind nicht trivial, gehen aber im Arbeitsalltag oft unter!

Was ist eine Moderation/Was ist sie nicht

Aufgabe der Moderation ist das strukturierte und transparente Führen durch ein Meeting sowie eine gründliche Vor-und Nachbereitung. Diese Aufgaben können auch verteilt werden. Wenn es eine Projektassistenz gibt, kann diese z.B. routinemäßig die logistische Vorbereitung sowie die Protokollerstellung übernehmen.

Inhaltliche Impulse durch die Moderation können durchaus hilfreich sein. Es ist allerdings NICHT Aufgabe der Moderation, sich selbst besonders gut darzustellen, die Gruppe zu manipulieren oder  konkrete Ergebnisse zu erzwingen.

Wer aus Ihrem Team oder Kollegenkreis könnte bei Ihrer Arbeitsgruppe moderieren

Für routinemäßig stattfindende, weitestgehend konfliktarme, interne  Arbeitstreffen (max. 15-20 Personen) finden Sie innerhalb des Teams häufig ausreichend Kompetenzen. Wer moderiert, kann auch im Laufe des Projekts wechseln.

• In Projekten aus Wissenschaft und Umwelt übernimmt erfahrungsgemäß gerne die Projektleitung die Moderation. Das kann gerade am Anfang sinnvoll sein. Denn dadurch setzt sie ein Beispiel für die Gesprächskultur, und kann inhaltlich den Rahmen setzen.
• Bei sich wiederholenden, regelmäßigen Arbeitsgruppen mit flachen Hierarchien (z.B. Doktoranden- oder Postdocgruppen) kann es sich auch anbieten, die Moderation zwischen den Teammitgliedern zu wechseln: dann sind alle mal mit Protokoll, Zeitmanagement und Organisation beschäftigt und tragen zum Gelingen der Treffen bei. Nebenbei sammeln die Teammitglieder auch Erfahrung in der Gesprächsleitung.
• Bei sehr engagierten Diskussionen ist es unter Umständen hilfreich, wenn die interne Moderation sich im Bereich Gesprächsleitung weiterqualifiziert hat.
• Es ist immer einfacher zu moderieren, wenn das persönliche Interesse an den Diskussionsergebnissen nicht zu groß ist: Zum Beispiel sollte die Diskussion der Struktur Ihrer eigenen Doktorarbeit lieber von einer anderen Person moderiert werden.
• In  einigen Institutionen gibt es einen internen Moderationspool. Hier können qualifizierte, aber nicht direkt beteiligte Kollegen und Kolleginnen für die Unterstützung einzelner Arbeitstreffen herangezogen werden.

Vorbereitung und Durchführung Ihrer internen Moderation

Bevor Sie in die Vorbereitung einsteigen, legen Sie im Team fest, welches Ziel Ihr Arbeitstreffen hat: Wollen Sie sich inhaltlich austauschen? Brauchen Sie neue Ideen? Muss etwas Konkretes entschieden oder organisiert werden? Wie lange soll das Treffen gehen?

Dann können Sie die Moderationsaufgaben verteilen: Wer übernimmt die Organisation? Wer bereitet inhaltlich und methodisch das Treffen vor? Wer sichert die Ergebnisse? Diese Aufgaben können, müssen aber nicht von der gleichen Person übernommen werden.

Organisatorisch

• Raum, Technik (Beamer, Rechner, Uhr), Material, Bedarf an Verpflegung (Getränke, …) klären und ggf. organisieren
• Agenda in Absprache mit Zuständigen (Projektleitung /Team ?) verfassen
• Einladung & Agenda rechtzeitig verschicken oder auf zentralem Server bereitstellen
• Raum rechtzeitig vor dem Treffen vorbereiten

Methodisch / Inhaltlich

Die Methode hat keinen Selbstzweck, sondern sie dient immer zur Generierung der vom Team benötigten Ergebnisse. Überlegen Sie darum vorab:

• Was ist das definierte Ziel des Treffens und was wären dafür geeignete Methoden?
• Wie und durch wen soll die Ergebnissicherung folgen? (Mitschrift durch Protokollant, Abfotografieren von Pinnwänden, nachträgliche Abschrift von Flipcharts…)
• Welches Material wird benötigt? (Pinnwand, Moderationskarten, Dicke Stifte, Pinnwandnägel, Fotokamera, Beamer & Laptop…)

Im Folgenden führen wir Methoden auf, die unserer Erfahrung nach klassischer Weise in internen Teamtreffs angewendet werden und auf welche Sie eventuell längst zurückgreifen. Vielleicht können Sie aus den Hinweisen zur Durchführung jedoch Anregungen übernehmen, wie sie diese noch mit wenigen Mitteln optimieren können.

Gesprächstechnik Paraphrasieren – Klärung und Wertschätzung in einem

„Gedacht heißt nicht immer gesagt,

gesagt heißt nicht immer richtig gehört,

gehört heißt nicht immer richtig verstanden,

verstanden heißt nicht immer einverstanden, (…)“

(Konrad Lorenz)

Dieses Zitat zeigt: Vermeintlich klare Worte im Kommunikationsprozess sind keine Garantie für ein „Sich Verstehen“ sind. In engagierten Diskussionen braucht es manchmal einen deeskalierenden Eingriff durch die Moderation. Eine Möglichkeit ist das Zusammenfassen von Wortbeiträgen in eigene Worte (Paraphrasieren). Damit decken Sie nicht nur mögliche Unklarheiten auf, sondern wertschätzen den Beitrag besonders. Als Moderation können Sie Rückfragen stellen wie: Habe ich Sie richtig verstanden, dass (und dann das Gesagt in eigene Worte fassen).

Nachbearbeitung des Arbeitstreffens

Der Erfolg selbst sehr produktiver Arbeitstreffen verpufft, wenn im Nachgang die zentralen Ergebnisse nicht aufbereitet und allen zur Verfügung gestellt werden. Die Aufgaben der Moderation nach Beendigung des Treffens sind:

• Ergebnissicherung vor Ort oder zeitnah im Nachgang: zum Beispiel per Mitschrift, Abschrift von Flipcharts, Fotografie von Pinnwänden;

• Protokoll verfassen (darin unbedingt auch nächste Schritte und ggf. offene Fragen festhalten);

• Protokoll versenden und ggf. zu Kommentaren / Korrekturen einladen.

Stolpersteine

Es gibt Situationen, in denen eine interne Moderation nicht empfehlenswert ist. Beispiele sind:

• Unangenehme Rollenüberschneidungen: Zum Beispiel wenn Sie gleichzeitig als Moderation, Experte/Expertin und Bittsteller/Bittstellerin vor Kooperationspartnern auftreten. Das kann Sie überfordern oder bei den Teilnehmenden Ihre Glaubwürdigkeit in Frage stellen.

• Blockaden und Konflikte: Zum Beispiel in Phasen in denen das Team alleine nicht so richtig weiter kommt und Impulse von außen hilfreich sind. Manchmal bestehen auch Konflikte und es gibt schwierige Arbeitsbeziehungen, bei denen Ansätze aus der Mediation besser wirken.

• Große Arbeitsbelastung: Zum Beispiel, wenn Sie ein internationales Treffen mit viel Aufwand unter hohem Erwartungsdruck organisieren.

Bei solchen Voraussetzungen kann eine externe Moderation sinnvoll und entlastend sein.

Externe Moderation benötigt?

Selbstverständlich beraten wir Sie gerne zu dem Thema und stehen Ihnen gerne als erfahrene Moderatorinnen zur Seite. Demnächst gibt es zum Thema „Externe Moderation – Wann und warum?“ einen eigenen Beitrag. Bis dahin wünschen wir Ihnen viel Erfolg beim Moderieren! Teilen Sie Ihre Eindrücke und Erfahrungen zu unseren Tipps gerne in der Kommentarfunktion.